Ngoài 12 thành viên Hội đồng, còn có sự hiện diện của các vị khách quí đến từ các tổ chức giáo dục quốc tế. Phó Thủ tướng, Bộ trưởng đã tham dự và phát biểu chỉ đạo tại lễ khai mạc. Tại phiên họp, TS. Hồ Thanh Mỹ Phương, Phó Giám đốc đã báo cáo vắn tắt các vấn đề chính trong phiên họp Giám đốc các trung tâm SEAMEO (Center Directors Meeting) diễn ra trước đó từ ngày 3 – 6/8/2009 tại Bangkok, Thailand.

Các thành viên Hội đồng Quản trị đã thông qua bản báo cáo tổng kết hoạt động năm 2008 – 2009, bản báo cáo tài chính và kế hoạch ngân sách 3 năm 2010 – 2012 đồng thời đóng góp ý kiến cho kế hoạch phát triển lâu dài của SEAMEO RETRAC. Kết thúc phiên họp, Hội đồng nhất trí kỳ họp lần thứ 13 sẽ được tổ chức vào tháng 8/2010 tại Vientiane, Lao PDR.