Ngoài 9 thành viên Hội đồng, còn có sự hiện diện của TS. Handoko, Phó Giám đốc, Ban Thư ký tổ chức SEAMEO, cán bộ then chốt của Trung tâm SEAMEO RETRAC và đại diện Trung tâm SEAMEO SEAMOLEC. Trong bài phát biểu chào mừng tại lễ khai mạc phiên họp TS. Handoko đánh giá cao những thành tích Trung tâm đã được trong năm qua. Tại phiên họp, Ông Trương Bảo Duy phụ trách Hợp tác quốc tế của Trung tâm SEAMEO RETRAC đã báo cáo vắn tắt các vấn đề chính trong phiên họp Giám đốc các Trung tâm SEAMEO (Center Directors Meeting) diễn ra ngày 16-18/7/2012 tại Bangkok, Thailand. Các thành viên HĐQT đã thông qua bản báo cáo tổng kết hoạt động và tài chính năm 2011-2012 và kế hoạch hành động cho năm 2012-2013 của Trung tâm được TS. Đặng Văn Hùng, Phó Giám đốc và Ông Nguyễn Tấn Hùng, trưởng phòng Kế toán báo cáo. Tại phiên họp, Hội đồng đã nhất trí thông qua việc tiến cử TS. Hồ Thanh Mỹ Phương trở thành Giám đốc của Trung tâm SEAMEO RETRAC (nhiệm kỳ 2012-2017). Hội đồng cũng đồng ý thông qua quy chế hoạt động mới được điều chỉnh của Trung tâm. Kết thúc, Hội đồng nhất trí thông qua biên bản phiên họp.